LGPD no negócio pequeno: o básico para guardar dados de cliente

A LGPD vale para qualquer negócio que guarda e usa dados de pessoas, do banco grande à barbearia de bairro. O tamanho muda o nível de exigência, mas não tira a responsabilidade. A boa notícia é que o básico é mais bom senso do que burocracia. Este texto não é parecer jurídico: é um ponto de partida para organizar o que você já faz e saber o que perguntar a um advogado ou contador.

Quais dados de cliente o seu negócio guarda?

Pegue um papel e responda, sem pressa:

• Quais dados o negócio pede? Nome, telefone, e-mail, CPF, endereço, data de nascimento.
• Onde eles ficam? Caderno, ficha de papel, planilha, celular, grupo de WhatsApp, sistema.
• Quem tem acesso?
• Para que cada um é usado?

Muita gente descobre nesse exercício que a mesma informação está em quatro lugares, e que um deles é o celular de alguém que nem trabalha mais ali.

Que dados a LGPD permite pedir?

A lei trabalha com a ideia de necessidade: colete os dados que servem para uma finalidade clara, e não tudo o que for possível.

• Telefone para confirmar horário faz sentido.
• Aniversário para mandar uma mensagem faz sentido, se o cliente souber disso.
• CPF faz sentido para emitir nota ou montar uma lista de passageiros de excursão. Pedir CPF "por garantia" não.
• Foto do documento guardada no celular por tempo indeterminado quase nunca faz sentido.

Quanto menos dado você guarda, menos você tem para proteger.

Informação de saúde precisa de cuidado especial?

Sim. A LGPD tem uma categoria chamada dado pessoal sensível, que inclui, entre outros, dados de saúde. Num negócio de beleza, estética ou tatuagem, isso aparece mais do que parece: alergia, gravidez, uso de medicamento, condição de pele. Numa agência de turismo, numa restrição de saúde de passageiro.

Esse tipo de informação deve ser pedido só quando for necessário para atender com segurança, guardado com acesso restrito e nunca comentado em grupo de equipe ou deixado em ficha aberta no balcão.

Dado de cliente não é do negócio. Ele está com o negócio, emprestado, para uma finalidade.

Como guardar dados de cliente com segurança?

1. Um lugar principal. Pare de espalhar cópias. Cada cópia a mais é um ponto a mais de vazamento. Se hoje são várias planilhas, veja os sinais de que chegou a hora de trocar a planilha por um sistema.
2. Acesso com senha e por pessoa. Cada pessoa da equipe entra com o próprio acesso e vê só o que precisa. Senha colada no computador não protege nada.
3. Quem sai, perde o acesso no mesmo dia. Inclusive de grupos de WhatsApp com lista de clientes.
4. Papel também conta. Ficha em gaveta fechada, e o que não serve mais é triturado, não jogado inteiro no lixo.
5. Celular com bloqueio. Se o celular do negócio tem a lista de clientes, ele não fica destravado no balcão. Vale também separar o número do negócio do pessoal, como falamos em WhatsApp no atendimento.

O que avisar ao cliente?

O cliente tem direito de saber quais dados você tem sobre ele e para que usa. Não precisa de contrato de dez páginas: uma explicação curta no cadastro ou no site já ajuda, dizendo que dados você pede, para que servem, por quanto tempo ficam e como ele pode pedir para corrigir ou apagar. Mensagem de promoção vai só para quem aceitou receber. Se a pessoa pedir para parar, pare.

O que fazer se os dados vazarem?

Celular roubado, planilha enviada para o grupo errado, computador invadido. Acontece. O que não pode é fingir que não aconteceu. A lei prevê que incidentes de segurança que possam causar risco ou dano relevante sejam comunicados à ANPD, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, e às pessoas afetadas. A primeira ligação é para um advogado.

Existe regra mais leve para negócio pequeno?

A ANPD tem regras simplificadas para agentes de tratamento de pequeno porte, que aliviam algumas obrigações. Mas simplificado não quer dizer dispensado. Como cada caso tem detalhes, vale confirmar com um advogado ou contador o que se aplica ao seu negócio.

Perguntas frequentes

A LGPD vale para microempresa e MEI?

Sim. A Lei 13.709/2018 vale para qualquer negócio que guarda e usa dados de pessoas. A ANPD tem regras simplificadas para agentes de pequeno porte, mas o cuidado com o dado continua obrigatório.

Posso pedir o CPF de todo cliente?

Só quando houver uma finalidade clara, como emitir nota fiscal ou montar uma lista de passageiros. Pedir CPF por garantia, sem uso definido, vai contra a ideia de coletar só o necessário.

O que fazer se a lista de clientes vazar?

Não esconda o problema. Incidentes que possam causar risco ou dano relevante devem ser comunicados à ANPD e às pessoas afetadas, e o primeiro passo é falar com um advogado.